POV: De vakantieperiode staat voor de deur en je team kan niet wachten om quality time met hun familie door te brengen of op het vliegtuig te stappen richting zonovergoten bestemmingen. Hoewel vakantie en seizoensgebonden verlof cruciaal zijn voor een gezonde werk-privébalans, laten ze jou achter met een tijdelijk personeelstekort.

Voor veel bedrijven zijn periodes zoals de feestdagen of de zomermaanden een ware uitdaging. Hoe hou je de productiviteit op peil wanneer je vaste medewerkers genieten van hun welverdiende rust? Het antwoord ligt misschien wel in het inhuren van freelancers om die tijdelijke leegte op te vullen. Maar is dat wel zo'n goed idee? En waar moet je op letten als je de freelance markt induikt?

In deze blog onderzoeken we de mogelijkheid om freelance hulp in te zetten voor je bedrijf, met name om je te helpen de personeelsdip tijdens feestdagen of drukke bedrijfsperiodes te boven te komen. We gingen met verschillende ondernemers in gesprek en praten onder andere met HR-managers van verschillende bedrijven om te zien hoe verschillende sectoren het tekort aan talent opvullen met freelance hulp.

Inzicht in tijdelijke en seizoensgebonden tekorten aan werknemers

Wanneer je personeel het volume van je bedrijf niet voldoende kan bedienen, heb je waarschijnlijk een tekort. Een tekort aan geschoolde arbeidskrachten maakt deel uit van een groter fenomeen , maar seizoensgebonden tekorten - hetzij als gevolg van feestdagen of zomers - zijn bijzonder. Je kunt geen voltijdse medewerkers in dienst nemen omdat het personeelstekort tijdelijk is. Het is ook moeilijk om vervangers te vinden in een tijd waarin iedereen eraan denkt om een pauze te nemen (tijdens de zomer bijvoorbeeld gaan je voltijdse medewerkers op vakantie, of tijdens Kerstmis/Nieuwjaar bezoeken ze familie, evenementen die voor iedereen tegelijkertijd plaatsvinden).

Er speelt hier ook een cultureel element. Mensen in Bangladesh nemen bijvoorbeeld misschien geen verlof in december, wanneer vakanties in het Westen vooraf gepland zijn. Of zomervakanties worden steeds populairder bij Europeanen

Overzicht van vakantieperiodes in onze buurlanden

Verschillende sectoren worden ook verschillend getroffen.

In de vastgoedsector kunnen er bijvoorbeeld piekseizoenen zijn waarin verkoopteams een marathon lopen. Samantha Odo, makelaar en divisiemanager bij Precondo, deelt: "Tijdens piekseizoenen, zoals de zomer en de vroege herfst, gaan onze verkoop- en marketinginspanningen in een stroomversnelling. Dit vereist extra ondersteuning om te garanderen dat onze klanten het serviceniveau ontvangen dat ze verwachten."

En wanneer de financiële sector een krapte voorziet, ligt de focus op het behoud van de productiviteit, zoals Richard Morgan, CEO en hoofd onderzoek bij Catalyst Fund, opmerkt: "Tijdens piekperiodes zoals feestdagen en zomers, huur ik freelancers in om de productiviteit te behouden zonder permanente personeelskosten te maken. Deze strategie biedt flexibiliteit, diverse vaardigheden en snelle aanpassing aan onmiddellijke behoeften, waardoor projecten op schema blijven." In dergelijke situaties is het cruciaal om de verstoring van de workflows tot een minimum te beperken. "Freelancers helpen bij het beheren van verhoogde werklasten terwijl vast personeel met verlof is, waardoor deadlines intact blijven," voegt hij eraan toe.

"Het inhuren van freelancers tijdens piekperiodes stelt ons in staat om toenemende werklasten efficiënter te beheren."

Het inhuren van freelance talent heeft voordelen; dat valt niet te ontkennen. Het is vloeiend talent, beschikbaar om naar behoefte in te zetten. Maar hoe realistisch is het om voor je seizoensgebonden behoeften afhankelijk te zijn van freelance talent? Laten we dat uitzoeken.

Werknemers versus Freelancers

Freelancers zijn zelfstandige werknemers die je kunt inhuren voor een individuele opdracht of op terugkerende basis. Ze rekenen meestal per project of per uur. Ze werken met verschillende klanten, zodat ze hun uren en schema's zelf kunnen bepalen.

In tegenstelling tot voltijdse werknemers staan freelancers niet op je loonlijst. Ze werken meestal op afstand, hoewel je hen kunt vragen om op kantoor aanwezig te zijn als er werk op locatie nodig is.

Of je nu freelance talent gebruikt of niet, je kunt niet negeren hoe het de teamstructuren en het wervingslandschap verandert. Grote bedrijven maken strategisch gebruik van freelance talent door superteams te bouwen die intern talent combineren met freelancers, waardoor ze optimaal gebruik kunnen maken van de vaardigheden, kennis en expertise van de freelancers. De markt voor freelance platforms zal naar verwachting groeien tot 5,63 biljoen USD tegen 2031, aangedreven door een grotere acceptatie van werken op afstand en meer onafhankelijke werknemers.

Voordelen en uitdagingen van het inhuren van freelancers

Het freelance ecosysteem floreert met naar schatting 1,57 miljard zelfstandigen, een direct bewijs van de effectiviteit van deze werkstijl.

Redactie: Laten we het idee onder de loep nemen en kijken naar de voordelen en uitdagingen waarmee je te maken kunt krijgen.

Wat zijn de voordelen van het inhuren van freelancers?

kostefficiënte talentwerving

Freelancers hebben niet dezelfde voordelen of middelen nodig als voltijdse werknemers. Daarom bespaart een bedrijf veel geld dat normaal gesproken wordt besteed aan opleiding van werknemers, bonussen, verzekeringen, pensioenbijdragen en zelfs fysieke kantoorruimte.

Ten tweede gaat het inhuren van freelancers, op relatieve schaal, sneller. Elke aanwerving vereist dat bedrijven en organisaties investeren in HR-personeel, ATS-tools, wervingsplatforms, vacaturesites, enzovoort. Dergelijke kosten lopen op. Dan is er nog het risico. Iemand aannemen na zoveel moeite kan nog steeds verspilling zijn als ze geen goede match blijken te zijn of na een korte periode vertrekken.

Freelance talentwerving is gemakkelijk voor je portemonnee: als je op zoek gaat naar geschikt talent op freelance marktplaatsen of platforms zoals ExtraExpertise, kun je altijd freelancers selecteren wiens dagtarieven of projectkosten aansluiten bij je budget en eisen. Dezelfde flexibiliteit of reikwijdte is minder waarschijnlijk bij het budgetteren voor een voltijdse functie. De inzet is gewoon veel hoger.

Redactie :Kortom, is het goedkoper om een freelancer in te huren? Ja!

Toegang tot een wereldwijde talentenpool

Hier is een "fun-fact": in 2023 stegen de grensoverschrijdende freelance opdrachten met 27%, volgens één schatting. We leven in een wereld zonder grenzen, waar de output voor veel functies op afstand kan worden geleverd. En wanneer je freelancers uit verschillende geografische gebieden inhuurt, krijg je extra voordelen.

• Ten eerste is compliance gemakkelijker wanneer je een freelancer in het buitenland inschakelt in plaats van een voltijdse werknemer.
• Ten tweede kun je profiteren van hun lokale kennis en expertise.
• Ten derde kun je in veel gevallen toegang krijgen tot een breder scala aan freelance tarieven wanneer je kijkt naar wereldwijd talent.
• Ten vierde kun je hooggekwalificeerde mensen vinden die misschien niet beschikbaar zijn in je lokale omgeving om de taak voor je uit te voeren.

Sneller resultaten en oplevering

We hebben al gewezen op de snelheid waarmee je een freelancer kunt vinden en inschakelen. Snelheid is dan ook een zeer positief, bijkomend voordeel van het werken met freelance hulp voor je bedrijf. Volgens een studie van Harvard Business Review meldde meer dan 40% van de bedrijven dat de toegang tot hooggekwalificeerde werknemers via nieuwe digitale talentplatforms hielp om de snelheid naar de markt te verbeteren, de productiviteit te verhogen en innovatie te stimuleren.

Interne talentpools

In het geval van grote bedrijven deelt Colin McDonagh, hoofd Enterprise Workforce Strategy bij Worksome, in deze podcast dat herhaaldelijk werken met freelancers een enorme gemiste kans is. Zou je niet iemand willen herinzetten die al bekend is met de organisatie, haar tools, haar visie, haar workflows, tech stack, merkgids, enzovoort? Volgens McDonagh stelt dit vermogen om talent aan te trekken en vervolgens dat talent opnieuw aan te trekken op gig- of tijdelijke arbeidsplatforms bedrijven in staat om een interne talentengemeenschap te creëren. Het is alsof je een virtueel talentenbestand hebt dat klaarstaat om te worden ingezet wanneer dat nodig is.

Nieuwe ideeën & expertise voor piektijden

Stel je voor: je kleine marketingteam heeft duizenden keren over je product geschreven en is nu vermoeid en opgebrand na het gebruik van dezelfde woorden en ontwerpen. Je werkt samen met een freelance schrijver of ontwerper, en voilà, ze hebben een aantal nieuwe invalshoeken en richtingen voor je marketingcommunicatie. Het inhuren van freelancers stelt je in staat om nieuwe ideeën aan te boren die jij of je interne team misschien niet hebben overwogen.

Bovendien, als je een SEO-expert wilt inhuren om je te helpen hoger te scoren op Google of een UX-ontwerper om een nieuwe app te maken, zou het dan niet logischer zijn om iemand in te huren die een echte specialist is met verschillende ervaringen in jouw vakgebied in plaats van dat werk onder algemene functies zoals digitale marketingspecialist of frontendontwikkelaar te proppen?

Je kunt experts in hun vakgebied inhuren voor precies de hoeveelheid werk die je van hen nodig hebt en kunt zelfs een spoedtarief betalen om het werk sneller gedaan te krijgen. Ondertussen kun jij je concentreren op je kerncompetentie, waar je bedrijf of merk om bekend staat. Een win-winsituatie voor iedereen die erbij betrokken is.

Dat is precies hoe James Cunningham, een gezondheids- en fitnesscoach van Total Shape, freelance marketingtalent inzet:

"Het mooie van freelancers is dat ze dienen als zeer effectieve, gespecialiseerde uitbreidingen van ons team. Wanneer we ons bijvoorbeeld opmaken voor de lancering van een nieuwe fitnessuitdaging in het voorjaar, haal ik een freelance contentmaker aan boord om boeiende sociale media berichten en websiteteksten te maken. Deze regeling stelt me in staat om me te concentreren op het coachen en ontwikkelen van de uitdaging zelf, terwijl ik de marketingtaken die anders veel van mijn tijd zouden kunnen kosten overlaat aan de freelancer."

Flexibiliteit en wendbaarheid

Als je bedrijf wisselende personeelsbehoeften heeft of als je bepaalde piektijden hebt gedurende het jaar, kunnen freelancers je helpen stabiliteit te ontgrendelen

Ollen Clark, advocaat en oprichter van Schmidt & Clark LLP, deelt waarom dit werkt:

"Bij Schmidt & Clark LLP halen we meestal freelance juridische onderzoekers en schrijvers binnen tijdens de zomermaanden om ons te helpen de extra werklast te beheren. Het is voor ons logisch om in deze periode freelancers in te huren omdat het ons in staat stelt onze activiteiten op of af te schalen, afhankelijk van onze behoeften. We kunnen niet met zekerheid voorspellen hoeveel zaken we van de ene maand op de andere zullen aannemen, dus een flexibel personeelsbestand helpt ons wendbaar te blijven."

Ervaren freelancers zijn zeer efficiënt omdat ze hun freelance bedrijf runnen met processen en tools, net zoals jij je bedrijf runt. Ze zijn ook gedisciplineerd met hun doorlooptijd en deadlines.

Betere schaalbaarheid

Je kunt freelancers inhuren om de werklast op te vangen tijdens piekperiodes en ze laten gaan wanneer de vraag afneemt. Dit helpt je om de kosten te beheersen en je bedrijf efficiënt te schalen.

Uitdagingen: Waar moet je op letten bij het inhuren van freelancers?

We hebben tot nu toe een rooskleurig beeld geschetst van het inhuren en werken met freelancers. Toch kunnen er ook uitdagingen zijn. Enkele vaak gemelde uitdagingen zijn:

Cultuurfit

Een veel voorkomende uitdaging voor HR-managers is dat het moeilijk is om freelancers in het waardesysteem van de organisatie in te bedden. Bedrijven die nog nooit met freelancers hebben gewerkt, kunnen ook het gevoel hebben dat freelancers niet zo verantwoordelijk zijn als voltijdse werknemers. Maar als je een goede freelancer inhuurt, zullen ze consequent leveren met de grootste professionaliteit en verantwoordelijkheid. Wat betreft culturele fit zijn freelancers zeer flexibel - ze kunnen de visie en tone of voice van je organisatie in hun werk opnemen.

Als je herhaaldelijk met je favoriete freelancers werkt of ze op retainerbasis hebt, kun je deze uitdaging gemakkelijk aanpakken.

Zorgen over gegevensbeveiliging

Een van de meest oprechte zorgen bij organisaties is de veiligheid van gegevens en IP. Freelancers hebben vaak toegang tot bedrijfsbronnen, databases, documenten en andere niet-openbare informatie. Ze kunnen ook werken op openbare locaties die mogelijk niet voldoen aan regelgeving zoals de GDPR.

Als je organisatie hier strenge regels voor heeft, zorg er dan voor dat je deze uiteenzet in de eerste gesprekken en contracten met de freelancer. Heeft jouw bedrjf nog geen standaard documenten? Dan kan je via onze webshop eenvoudig templates voor een NDA contract aankopen

Gebrek aan consistentie/voorspelbaarheid

In specifieke rollen heb je voorspelbaarheid nodig. Een accountmanager of klantrelatiemanager moet consistent zijn; het is een voorwaarde voor goede klantrelaties. Je kunt ervoor kiezen om dergelijke functies intern te houden. En nogmaals, als je jaar na jaar met dezelfde freelancers werkt, verdwijnt het consistentieprobleem.

Grotendeels zijn de uitdagingen die gepaard gaan met het werken met freelancers weinig en oplosbaar. Voor sommige rollen kun je interne middelen niet vervangen door externe hulp, maar als je de rollen en taken goed structureert, zou je freelance talent moeten kunnen inzetten voor een winstgevend bedrijf.

Wanneer moet je freelancers inhuren?

Als je de voor- en nadelen van het inhuren van freelancers versus voltijdse werknemers afweegt, zijn er enkele situaties waarin werken met freelancers een beter plan is. Enkele voorbeelden van taken:

• Expertise-zwaar werk
• Kortetermijnprojecten
• Aanvullend rooster/talentpool om je interne teams te versterken
• Seizoensgebonden werklastfluctuaties

Actieplan voor het inhuren van freelancers

Zodra je ervan overtuigd bent dat het inhuren van een freelancer bij je bedrijf past, is de volgende stap het vinden van deze persoon. Wat moet je doen bij het inhuren van een freelancer, vooral wanneer je het gat wilt opvullen tijdens een seizoensgebonden personeelstekort (hetzij omdat het bedrijf een piekperiode heeft of omdat het met minder werknemers dan normaal werkt vanwege feestdagen of vakanties).

Overtuigd van de voordelen bij het werken met freelancers?

Download hier de checklist die jou helpt zorgeloos de goede match te vinden

Waar moet je zijn voor het inhuren van flexibele talenten?

Freelance marktplaatsen of freelance platforms

De meeste HR-managers plannen vooruit, beschrijven de taak of het project in detail en bouwen een geschikte kennisbank op zodat de freelancer aan de slag kan. Vervolgens gaan ze naar freelance marktplaatsen, platforms en vacaturesites, zoals ExtraExpertise, om op een georganiseerde manier freelancers te ontdekken. Ze kunnen ook zoeken met behulp van filters. Een klant in België wil bijvoorbeeld misschien een zeer ervaren freelancer, dus ze kunnen de kandidaten filteren op degenen met 5+ jaar ervaring, of ze kunnen top freelancers vinden om in te huren in België door een locatiefilter te gebruiken.

Bij Precondo is Odo duidelijk over wat ze zoeken, en gaat dan verder:

"Hoe vinden we deze supersterren? Nou, planning is essentieel. We beginnen meestal 2-3 maanden voor de pre-launch drukte met het zoeken naar freelancers. We plaatsen gedetailleerde functiebeschrijvingen op freelance platforms, waarin precies wordt beschreven wat we nodig hebben, van sociale media whizzes om opvallende condo-weergaven te maken tot virtuele assistenten die kunnen helpen bij het beheren van de toestroom van vragen van klanten."

Je wervingsproces is slechts zo goed als de functiebeschrijving of "oproep voor freelancers" die je deelt. Cunningham zijn mening,

"De sleutel tot succes is in de specificiteit van onze vacatures; hoe duidelijker we zijn over wat we're zoeken, hoe groter de kans dat we het juiste talent aantrekken."

Een checklist om je te helpen een praktische functiebeschrijving voor een freelance rol te maken:

• Duidelijke schets van de taak waarvoor je inhuurt en de vaardigheden die je zoekt in de kandidaat
• Benadrukken dat het een freelance rol is (niet voltijds)
• Of je de freelancer wilt overwegen voor een voltijdse functie na de opdracht
• Geschatte uren die je nodig hebt van de freelancer voor het werk
• Specifieke informatie over de vergoeding (tenzij je hen vraagt om voorstellen te delen)
• Het soort voorbeelden dat je wilt zien in hun portfolio

inhuur- & Onboardingproces: Best Practices

Best practices voor een eerste interview

Wij raden aan sterk aan om een gesprek te plannen om hen en de kandidaten een intro te geven over de visie en werkstijl van jullie bedrijf. Als een interview deel uitmaakt van je wervingsproces, kun je meer te weten komen over hun ervaring en aanpak. Vergeet niet dat dit geen traditioneel sollicitatiegesprek is; je moet de freelancer behandelen als een expert in zijn werk en hen ook inzichten laten bieden in hun werkstijl.

Cunningham benadrukt het belang van dit gesprek in het bepalen van de toon van je werkrelatie,

"Tijdens het gesprek zorgen we ervoor dat hun tarieven en doorlooptijden aansluiten bij onze behoeften. Communicatie is cruciaal, dus we stellen duidelijke verwachtingen en deadlines vast vanaf het begin."

Onboarding en keuze van goede tools als ondersteuning

Clark’s advocatenkantoor heeft een systeem bedacht dat werkt bij het inhuren van juridische freelancers,

"Om onze processen te stroomlijnen, gebruiken we zoals Asana om iedereen op dezelfde hoogte te krijgen. We maken ook een Scope of Work-document dat de doelstellingen, tijdlijnen en deliverables van het project beschrijft. Dit zorgt ervoor dat onze freelancers hun rollen begrijpen en hun werk effectief kunnen plannen."

Voordat de freelancer aan het werk begint, zorg ervoor dat ze vertrouwd zijn met je organisatietools en toegang hebben tot alle noodzakelijke tools en documenten. Als je bijvoorbeeld een copywriter inhuurt voor landingspagina's, deel dan de corporate identity, branding guidelines of tone of voice-documenten met hen. Bovendien moeten ze toegang krijgen tot de ontwerpen van eerdere opdrachten, zodat ze de stijl van de organisatie sneller kunnen overnemen.

Als onderdeel van het onboardingproces, verbind en introduceer de freelancer aan andere mensen in je team die betrokken zullen zijn bij het project of het goedkeuringsproces.

Een Freelancer Inhuren: Actieplan Ben je klaar om gebruik te maken van een pool van expert talent? Download je checklist die je helpt bij het inhuren van freelancers.

Extra tips van ons expertenteam bij het inhuren van freelancers:

1. Gebruik een erkend freelance platform: Er zijn veel freelance platforms beschikbaar zoals ExtraExpertise, freelancenetwork, en freelancer.be. Kies er een die een goede reputatie heeft en een breed scala aan freelancers biedt.
2. Lees beoordelingen en testimonials: Lees beoordelingen en testimonials van andere klanten voordat je een freelancer inhuurt.
3. Interview potentiële freelancers: Interview potentiële freelancers om hun vaardigheden en ervaring te beoordelen
4. Stel een contract op: Zorg ervoor dat je een contract opstelt dat de scope van het werk, de deadlines, de betaling en andere belangrijke details beschrijft.

Door deze tips te volgen, kun je ervoor zorgen dat je een positieve ervaring hebt met het inhuren van freelancers en dat ze je bedrijf helpen succesvol te zijn.